EXPLICATION DU FLUX DE PAIEMENT AU POINT DE VENTE : DE L’ENCAISSEMENT AU RÈGLEMENT

Comprendre les étapes initiales d'un paiement au point de vente

Le processus de paiement au point de vente (PDV) commence dès qu'un client décide d'effectuer un achat et présente un moyen de paiement, généralement une carte de débit ou de crédit. À partir de ce moment, plusieurs acteurs – le commerçant, l'acquéreur, le réseau de cartes et l'émetteur – interviennent pour garantir le traitement sécurisé et rapide de la transaction. Ce processus se divise en plusieurs étapes clés : passage en caisse, autorisation, compensation et règlement.

1. Lancement de la transaction

Lorsque le client termine ses achats, il est dirigé vers le terminal de paiement où la transaction est initiée. Le paiement peut s'effectuer par bande magnétique, insertion de puce ou sans contact. Le terminal collecte les données de paiement encodées sur la carte du client, notamment :

• Nom du titulaire
• Numéro de carte (numéro de compte principal ou PAN)
• Date d’expiration
• Code CVV ou CVC

Si la carte est équipée d’une puce, une transaction EMV est effectuée, ajoutant une couche supplémentaire de données dynamiques pour lutter contre la fraude.

2. Transmission à l’acquéreur

Une fois les données de la carte lues, le terminal les chiffre et les envoie à la banque acquéreuse (également appelée banque du commerçant). Cette étape se déroule en temps quasi réel via des canaux de communication sécurisés. La banque acquéreuse joue le rôle d’intermédiaire, transmettant la demande de transaction au réseau de cartes approprié (par exemple, Visa, Mastercard, American Express).

3. Acheminement via le réseau de cartes

Le réseau de cartes reçoit la demande d'autorisation de l'acquéreur et détermine la banque émettrice (celle du client) responsable de la carte. Il transmet ensuite la demande à l'émetteur pour approbation, tout en veillant au respect des réglementations et des protocoles de prévention de la fraude.

4. Décision de l'émetteur

À ce stade, l'émetteur de la carte évalue la validité de la transaction en fonction de plusieurs facteurs :

• Fonds disponibles ou limite de crédit suffisants
• Statut de la carte (déclarée perdue/volée ou active)
• Règles de sécurité (par exemple, saisie du code PIN ou limites de transaction)
• Historique du compte et score de fraude

En cas d'approbation, l'émetteur renvoie un code d'autorisation via le réseau, puis à l'acquéreur et enfin au terminal de paiement. En cas de refus, un code de motif est envoyé et un message d'erreur approprié est affiché au client.5. Notification au clientLe terminal de point de vente reçoit et affiche le résultat. Si la transaction est autorisée, le commerçant émet un reçu et finalise la vente. À ce stade, la transaction est considérée comme approuvée, mais pas encore finalisée. L'argent n'a pas encore été débité.

Compensation : Préparation des transactions pour le règlement

Une fois autorisée au terminal de point de vente (TPV), une transaction entre dans la phase de compensation — le processus en arrière-plan qui associe, formate et prépare les paiements en vue de leur règlement final. Alors que l’autorisation crée un blocage temporaire, la compensation permet l’échange formel d’informations détaillées sur la transaction entre les institutions financières.

1. Traitement par lots et compilation des données

Les commerçants traitent généralement les transactions par lots, c’est-à-dire que les ventes d’une journée ou d’une période définie sont regroupées avant leur soumission. Le système de point de vente ou la passerelle de paiement les compile dans un fichier contenant le détail de chaque ligne de transaction :

• Montant et devise de la transaction
• Identifiant et emplacement du commerçant
• Horodatage de la vente
• Informations sur la carte et code d’autorisation

Ce fichier compilé est ensuite transmis à la banque acquéreuse.

De nombreux commerçants soumettent leurs lots quotidiens en dehors des heures ouvrables afin d'optimiser l'efficacité et de réduire la charge du système.2. Rôles de l'acquéreur et du réseauL'acquéreur vérifie l'exhaustivité et l'exactitude des données de transaction avant de les transmettre au réseau de cartes approprié. À ce stade, il est crucial que les formats soient conformes aux règles et normes de compensation de chaque réseau (par exemple, ISO 8583).Le système de cartes joue un rôle central dans l'acheminement et la conversion des informations dans un format interprétable par la banque émettrice. Il horodate également les données pour consultation ultérieure, associe les frais et s'assure que l'acquéreur et l'émetteur sont synchronisés concernant les montants et les conditions.3. Gestion des frais et des rejets de paiementLors de la compensation, les commissions d'interchange (coûts supportés par les commerçants pour l'acceptation des paiements par carte) sont calculées et déduites ultérieurement lors du règlement. Si une transaction est signalée pour vérification ou en cas de litige potentiel, les indicateurs pertinents (tels qu'une incohérence AVS ou une localisation suspecte) sont consignés lors de la compensation.4. Délais et impact sur les jours ouvrésLa compensation ne représente pas un mouvement de fonds, mais elle est essentielle pour préparer un règlement précis et sans litige. Le processus peut prendre de quelques heures à une journée entière, selon les heures limites et le type de carte utilisé. Par exemple, les transactions par carte de débit locale peuvent être compensées plus rapidement que les transactions par carte de crédit transfrontalières en raison de la moindre complexité du réseau et du contrôle réglementaire allégé.5. Préparation du règlementUne fois toutes les données validées et les détails convenus par les deux parties, la transaction est « compensée ». La banque émettrice s'attend alors à recevoir une instruction financière demandant le transfert effectif des fonds, qui sera traité lors de la prochaine et dernière étape : le règlement.

Dernière étape : Finalisation du cycle de paiement au point de vente

La dernière étape du processus de paiement au point de vente est le règlement, étape où les fonds sont officiellement transférés de la banque émettrice du titulaire de la carte au compte bancaire du commerçant. Si l’autorisation et la compensation en constituent la base, le règlement finalise le cycle de transaction et fournit des liquidités au commerçant.

1. Transfert de fonds par la banque émettrice

Dès réception de l’instruction de règlement financier du réseau de cartes, la banque émettrice initie le paiement à la banque acquéreuse. Le montant émis correspond à la valeur de la transaction autorisée, moins les frais d’interchange et autres frais liés au réseau de cartes. Ce transfert s’effectue via les systèmes bancaires établis, tels que les systèmes de compensation automatisée (ACH) ou SWIFT, selon la zone géographique et le type de transaction.

2. Crédit du commerçant par l’acquéreur

Après réception des fonds, l’acquéreur dépose le montant final sur le compte bancaire professionnel du commerçant. Cela se produit généralement sous J+1 ou J+2, soit un ou deux jours ouvrables après la date de la transaction, bien que cela puisse varier en fonction de :

• Convention de règlement du commerçant
• Type de carte (débit ou crédit)
• Situation géographique
• Profil de risque et historique des transactions

3. Rapports et rapprochement

Les commerçants reçoivent des rapports de règlement détaillant les ventes brutes, les remboursements, les rétrofacturations et les frais déduits lors de la phase de compensation. Un rapprochement précis est essentiel pour faire correspondre les ventes aux dépôts. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de comptabilité intégré à leur système de point de vente ou à leur passerelle de paiement pour simplifier ce processus et identifier rapidement les incohérences.

4. Gestion des exceptions

Il arrive que des transactions ne soient pas réglées comme prévu pour les raisons suivantes :

• Fonds insuffisants sur le compte du titulaire de la carte
• Transactions frauduleuses ou contestées
• Incohérences techniques entre les données de compensation et d’autorisation

Ces cas sont traités par des mécanismes formels de résolution des litiges, et des remboursements sont initiés conformément aux règles des réseaux de cartes afin de protéger les consommateurs et de garantir l’équité des commerçants.

5. Transparence et confiance

L’efficacité et la fiabilité de la phase de règlement sont essentielles pour maintenir la confiance entre toutes les parties. Les commerçants comptent sur des dépôts effectués en temps voulu, les acquéreurs sur des rapports précis et les titulaires de carte attendent des relevés clairs. Avec la croissance des transactions numériques, un processus de règlement fluide contribue à minimiser les remboursements, à réduire la fraude et à instaurer une confiance financière durable entre les commerçants et leurs clients.